大型クライアントを担当するチームの特徴
私は、数十名規模の企業を3社と500名規模の企業1社、1,000人規模の大企業1社を担当しています。企業規模によって仕事内容は大きく変わりませんが、小規模のクライアントの場合は基本的にスタッフとシニアスタッフの2名体制でオペレーションをしているのに対して、大規模クライアントでは給与計算と社会保険手続きの2チームに分かれ、1チーム6～7名体制で業務にあたっている点が異なります。
大型クライアントの案件では、給与計算・社会保険手続き以外に、採用時の書類収集や直接社員の方のご質問にお答えするヘルプデスクを受託しています。1,000名規模となると処理件数も多くなるため、担当業務以外でもチーム内で声を掛け合い、期日や進捗を確認して処理漏れを防いでいます。ヘルプデスク業務では1日に10件ほど問い合わせが入るので、その都度臨機応変な対応が必要です。問い合わせメールはチームメンバー全員で見逃さないように気をつけており、案件の担当者が忙しくて即時の対応が難しいときは、別のメンバーが代わりに対応するなど、お互いにカバーしあっています。
チームで大切にしていること
チームでは、相手を思いやることを大切にしています。たとえば、相手に話しかけるときは自分の言いたいことだけを伝えるのではなく、「今話しかけていいですか」と一言添えるだけで相手の気持ちが和らぎます。今のチームはとてもよい雰囲気で円滑に業務を進められていますが、互いを尊重する気持ちがあるからこそ、団結力が高まっているのだと思います。
言い方ひとつで印象が変わることがあるので、私自身は言い回しにも気をつけています。きつい口調で応対されても大丈夫な人もいますが、ショックを受けて沈んでしまう人もいます。そのことを念頭において、いつも相手の立場に立って話すように心がけています。また、こちらからメンバーに声をかけて困ったことはないか声がけしたり、常に話しかけやすい雰囲気をつくって質問や相談にもしっかり対応しています。私自身も難しい案件はマネージャーに相談することで解決できています。
チーム制でよかったこと
チームメンバーの長所から学べることが多く、よいチームに恵まれているなと感謝しています。ほかのメンバーのやり方を見て「こうすればもっと早くできるんだ」と気づかされたり、業務にかかる時間を短縮できる効率的な方法を教えてもらえたり、よいツールがあればシェアしてくれたりと、自身の成長につながるヒントもたくさん得られています。業務量が多くても互いに助け合いながら仕事を進められるのがチーム制のメリットであり、忙しくても楽しさとやりがいを感じています。今後も相手を尊重するコミュニケーションを大切にして、皆で支え合いながら成長していきたいと思います。
